Rechtliche Aspekte bei der Vergabe an externe Dienstleister
Mit externem Outsourcing ist die Auslagerung von Geschäftsfeldern an Drittunternehmen gemeint. Damit das Zusammenspiel zwischen intern und extern wirklich einen Erfolg bringt, fasst die D.A.S. Rechtsschutzversicherung zusammen, wie Verantwortlichkeiten, Haftungsrisiken und Datenschutz juristisch wasserdicht geregelt werden können.
„Outsourcing“ ist ein kombinierter Begriff aus den englischen Wörtern „outside“, „resource“ und „using“. „Abhängig von der Branche betrifft das Outsourcing beispielsweise die Bereiche Herstellung, Lagerung und Transport, Buchhaltung, aber auch IT-Dienstleistung“, erläutert Anne Kronzucker, Rechtsexpertin der D.A.S. Rechtsschutzversicherung. Gerade mit „Cloud Computing“ erfährt Outsourcing im IT-Bereich jetzt noch einen weiteren Anstoß.
Vor- und Nachteile der Auslagerung
Entscheidet sich ein Betrieb, beispielsweise IT-Projekte an eine Softwareentwicklungsschmiede abzugeben, so steht dabei natürlich meist der Wunsch nach einer Kostenreduzierung im Vordergrund. Aber auch der Input von externem Expertenwissen sowie die Konzentration auf die eigenen Kernkompetenzen sind Gründe für eine Auslagerung. Ein weiterer Grund: Werden Aufgaben nach außen vergeben, ist eine deutliche Leistungsdefinition erforderlich. „Manche eingefahrenen Prozesse kommen so auf den Prüfstand – die Aussage, „das haben wir schon immer so gemacht“, zählt dann nicht mehr“, meint die D.A.S. Expertin. Das führt zu mehr Transparenz in den Geschäftsprozessen und den dahinter stehenden Kosten. Doch so verlockend das alles klingt: Mit der Auslagerung von Aufgaben an Drittunternehmer steigt auch die Abhängigkeit von diesen Partnern – im Guten wie im Schlechten. So kann der Nutzen von externem Know-how auch zu einem Verlust an Wissen im eigenen Betrieb führen. Umgekehrt müssen Schlüsseltechnologien und -kompetenzen weiter im Hause bewahrt werden, um eine zu große Abhängigkeit zu vermeiden.
Vorsicht bei der Haftung!
Ein Knackpunkt beim Outsourcing ist die Haftung, denn: Die Auslagerung von Projekten umfasst auch immer eine Auslagerung von potentiellen Risiken. Daher hat der beauftragte Outsourcing-Partner meist das Ziel, möglichst umfangreiche Haftungsbeschränkungen oder
-ausschlüsse vertraglich festzuhalten. Andererseits möchte das beauftragende Unternehmen keine Haftung für Aufgaben übernehmen, die es nicht mehr selbst erfüllt. Doch die D.A.S. Juristin warnt: „Der Auftraggeber kann sich oft nicht aus der Haftung lösen, sondern muss auch für Aktivitäten des Partners gerade stehen!“ So sah das Oberlandesgericht Köln bei einer wettbewerbswidrigen E-Mailwerbung durch einen Dienstleister auch das Unternehmen selbst in der Haftung – Stichwort „erweiterte Betriebsorganisation“ (OLG Köln, Az. 6 U 69/10). Der Auftraggeber könne sich nicht hinter einem „abhängigen Dritten verstecken“: Der Unternehmensträger hafte unabhängig von einem eigenen Verschulden auch für wettbewerbsrechtliche Verstöße von „ausgelagerten“ Mitarbeitern, Beauftragten des Unternehmens oder auch – in einem größeren Unternehmen oder Konzern – für Verstöße der Leiter abgrenzbarer Unternehmensteile und selbstständiger Werbepartner. Rechtlich gesehen wird dies für den Bereich der Werbung aus § 8 des Gesetzes gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) abgeleitet. In manchen Fällen können auch die Geschäftsführungsorgane selbst einer Haftung gegenüber Außenstehenden oder ihrem eigenen Unternehmen ausgesetzt sein. So haben sie allgemeine Sorgfaltspflichten zu beachten, zu denen auch die Einhaltung gesetzlicher Regelungen jeglicher Art zählt. Eine Haftung gegenüber dem eigenen Unternehmen ergibt sich dabei z. B. aus dem Gesetz betreffend die Gesellschaften mit beschränkter Haftung (§ 43) und dem Aktiengesetz (§ 93). Diese gesetzlichen Pflichten entfallen nicht automatisch, nur weil der entsprechende Geschäftsprozess ausgelagert wird.
Achtung Datenschutz!
Vergibt ein Unternehmen Prozesse wie beispielsweise die Buchhaltung, die Betreuung der IT-Anlagen oder Teile der Produktion an Externe, beinhaltet dies immer auch eine Weitergabe sensibler Daten, etwa von Kunden. „Hier muss ein besonderes Augenmerk dem Datenschutz gelten, konkret dem Paragraph 11 des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG)“, rät die D.A.S. Juristin. Dieser enthält detaillierte Vorgaben, was genau in einer Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung schriftlich geregelt sein muss.
Mit der neuen technischen Option des „Cloud Computing“, also der teilweise kompletten Auslagerung und Verwaltung von Datenbeständen auf fremde Server, rückt der Datenschutz verstärkt in den Vordergrund. Gerade bei ausländischen Anbietern sollten Firmen daher genau darauf achten, dass Datenschutz im Sinne der deutschen Vorschriften gewährleistet wird.
Vertragsart und -inhalt
„Um beim Outsourcing auf der rechtlich sicheren Seite zu sein, ist eine eindeutig definierte und juristisch wasserfeste Formulierung aller Vereinbarungen zwischen dem beauftragenden Unternehmen und dem Drittanbieter unabdingbare Voraussetzung“, betont die D.A.S. Rechtsexpertin. Sogenannte Pflichtenhefte, Service-Levels und alle Arten von Absprachen müssen sorgfältig erstellt und geprüft werden, damit die Kooperation auch wirklich zu den erwünschten Ergebnissen führt.
Neben Haftung und Datenschutz sollte die Leistungsbeschreibung den vertraglichen Kernpunkt bilden: Umso konkreter Anforderungen, Aufgabenverteilungen, zu erreichende Ziele und deren Kontrolle (sogenannte „Benchmarking-Klauseln“) sowie Zuständigkeiten und Kosten festgelegt werden, umso größer die rechtliche Sicherheit für beide Vertragspartner und die Chance auf eine reibungslose Kooperation. „Abhängig von der Art der Leistung muss der entsprechende Vertragstyp, wie etwa Dienst-, Werk- oder Kaufvertrag gewählt werden“, ergänzt Anne Kronzucker: „Die Vertragsart wiederum bestimmt das dafür geltende Gesetzesrecht.“ Des Weiteren muss vertraglich bestimmt werden, wie bestehende geistige Eigentumsrechte (also u.a. Urheber- und Markenrechte sowie Patente) geschützt werden. Dies ist besonders bei der Auslagerung von Entwicklungsaufgaben wichtig. Ebenfalls zu klären: Was geschieht mit den vom Drittunternehmen entwickelten Produkten, wird dieses geistige Eigentum auf den Auftraggeber übertragen oder lizenziert? Und nicht zu vergessen: Der Vertrag sollte möglichst konkrete finanzielle Vereinbarungen enthalten!
Für alle Absprachen empfiehlt es sich, sie transparent zu gestalten, um spätere Unklarheiten über die Vertragsinhalte zu vermeiden. Nur so profitieren beide Seiten von dem Geschäftsmodell „Outsourcing“.
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Über die D.A.S.
Die D.A.S. ist Europas Nr. 1 im Rechtsschutz. Gegründet 1928, ist die D.A.S. heute in beinahe 20 Ländern in Europa und darüber hinaus vertreten. Die Marke D.A.S. steht für die erfolgreiche Einführung der Rechtsschutzversicherung in verschiedenen Märkten. 2011 erzielte die Gesellschaft im In- und Ausland Beitragseinnahmen in Höhe von einer Milliarde Euro.
Die D.A.S. ist der Spezialist für Rechtsschutz der ERGO Versicherungsgruppe und gehört damit zu Munich Re, einem der weltweit führenden Rückversicherer und Risikoträger. Mehr unter www.das.de.
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