Essen, den 27.02.2018*****Seit Anfang des Jahres kann die Finanzverwaltung bargeldintensive Betriebe im Rahmen einer Kassen-Nachschau* prüfen. Steuerberater Roland Franz, Geschäftsführender Gesellschafter der Steuerberatungs- und Rechtsanwaltskanzlei Roland Franz & Partner in Düsseldorf, Essen und Velbert, weist darauf hin, dass zwar noch Unklarheit über die konkrete Ausgestaltung der Prüfung besteht: „Fakt aber ist, dass das Finanzamt bei Unternehmen zu einer unangekündigten Prüfung der Kassenführung erscheinen darf.“
Durch das „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ werden ab 2020 die Vorgaben für den Einsatz von elektronischen Kassensystemen weiter verschärft und bereits ab 2018 wird durch dieses Gesetz in Anlehnung an die bereits bestehende Umsatzsteuer-Nachschau und die Lohnsteuer-Nachschau auch eine Kassen-Nachschau eingeführt. Das Finanzamt erhält damit das Recht, bei Händlern, Gastronomen, Dienstleistern und anderen Betrieben mit Bargeldverkehr unangekündigt die Kassenführung zu prüfen.
„Bei einer solchen Nachschau wird der Prüfer natürlich auch ein Auge darauf werfen, ob das Kassensystem den Vorgaben der Finanzverwaltung entspricht. Seit 2017 gelten die im Jahr 2010 verschärften Regeln für Registrierkassen, Waagen mit Kassenfunktion und Taxameter nämlich ohne Ausnahme. Kassen müssen nun jeden Geschäftsvorfall vollständig, zeitgerecht und geordnet aufzeichnen. Außerdem müssen die Geschäftsvorfälle unabänderbar und maschinell auswertbar gespeichert werden“, erklärt Steuerberater Roland Franz.
Steuerberater Roland Franz beurteilt es so: „Soweit ein elektronisches Kassensystem überhaupt besteht, gibt es noch keine Erfahrungswerte. Aber es ist davon auszugehen, dass die Finanzämter in Betrieben mit Bargeldverkehr regelmäßig eine Umsatzsteuer- und Kassen-Nachschau zusammen durchführen werden. Wie das in der Praxis gehandhabt wird, muss sich aber noch zeigen, denn bisher sind Umsatzsteuer-Nachschauen oft angekündigt worden, während die Kassen-Nachschau regelmäßig unangekündigt erfolgen wird“.
Der Rat von Steuerberater Roland Franz lautet deshalb, vorbereitet zu sein. Seine Anmerkungen dazu lauten:
Vorbereitung:
Weil die Kassen-Nachschau unangekündigt erfolgen kann, ist eine Vorbereitung für den Fall der Fälle ratsam. Je reibungsloser die Nachschau vonstattengeht, desto schneller ist der Prüfer wieder weg. Die im Rahmen der Nachschau vorzulegenden Unterlagen (Bedienungsanleitungen und Programmierdokumentationen für die Kasse) sollten griffbereit sein.
Umfang:
Die Kassen-Nachschau umfasst die Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben.
Beobachtung/Testkäufe:
Die Möglichkeit einer verdeckten Kontrolle der Kassenabläufe ist zwar nicht ausdrücklich im Gesetz geregelt, aber in der Gesetzesbegründung erwähnt. Hierzu zählt insbesondere die Beobachtung der Kasse und ihre Handhabung in Geschäftsräumen, die der Öffentlichkeit zugänglich sind. Gleiches gilt auch für Testkäufe und ähnliche „Ermittlungsmaßnahmen“. Für diese Fälle besteht keine Pflicht zur Vorlage eines Dienstausweises.
Zeit und Ort:
Der Prüfer kann die Kassen-Nachschau ohne vorherige Ankündigung während der branchenüblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten durchführen. Er darf zu diesem Zweck Geschäftsgrundstücke oder Geschäftsräume des Betriebes betreten. Wichtig: Wohnräume gegen den Willen des Bewohners nicht!
Pflichten:
Der Unternehmer muss dem Prüfer auf Verlangen Aufzeichnungen, Bücher sowie die für die Kassenführung erheblichen sonstigen Organisationsunterlagen über die Sachverhalte und Zeiträume vorlegen, die der Kassen-Nachschau unterliegen.
Offene Ladenkasse:
Eine Kassen-Nachschau ist nicht nur beim Einsatz elektronischer Kassensysteme, sondern auch bei einer offenen Ladenkasse möglich. So kann der Prüfer z.B. einen Kassensturz verlangen und/oder sich die Aufzeichnungen der Vortage vorlegen lassen.
Kosten:
Das Unternehmen muss alle Kosten selbst tragen, die ihm durch die Kassenprüfung entstehen.
Gegenmaßnahmen:
Gegen eine Kassen-Nachschau durch das Finanzamt hat der Unternehmer kaum eine mittelbare Handhabe. Eine Alternative wäre die Verweigerung der Kassen-Nachschau, denn der Prüfer kann den Zugang zu den Geschäftsräumen nicht gegen den Willen des Inhabers erzwingen. Allerdings dürfte die Konsequenz die Durchführung einer vollen Betriebsprüfung sein.
Zwangsgelder:
Zwangsgelder zur Erzwingung der Kassen-Nachschau sind nicht zu befürchten. Wenn der Prüfer bei der Nachschau aber Mängel feststellt, drohen andere Sanktionen, z.B. das in Frage stellen der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung; Stichwort Hinzuschätzung.
*§ 146b Abgabenordnung (AO) i.V.m. dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen
Was im Gründungsjahr 1979 mit klassischer Steuerberatung begann, hat sich im Laufe der Jahre zu einem fachübergreifenden Full-Service-Angebot entwickelt. Die Kanzlei Roland Franz & Partner in Düsseldorf, Essen und Velbert ist seit mehr als 30 Jahren die erste Adresse für kompetente Steuerberatung, Rechtsberatung und mehr. Die rund 30 Mitarbeiter der drei Niederlassungen bieten individuelle, auf die jeweilige Situation angepasste, Lösungen. Die ersten Schritte zur Realisierung einer fachübergreifenden Mandantenberatung wurden bereits Anfang der 90er Jahre durch Kooperation mit einer Wirtschaftsprüfungspraxis und einer Rechtsanwaltskanzlei im gleichen Hause geschaffen. Heute bietet Roland Franz & Partner als leistungsstarke Partnerschaftsgesellschaft vielfältige Beratungs- und Serviceleistungen aus einer Hand, die für die Mandanten Synergieeffekte auf hohem Niveau sowie eine Minimierung des Koordinationsaufwandes gleichermaßen nutzbar machen.
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